Předplacení budoucí zásilky ze zahraničí

Dobrý den, potřebuji předplatit dopravu balíku z Německa do ČR na adresu naší firmy s tím, že nevím dopředu datum, kdy budou balík z Německa odesílat do ČR.

Budu posílat vaší službou dokumenty na ambasádu do Berlína a jejich podmínka je předplacení zaslání hotových víz, dokumentů zpět na naši adresu.

Nevím, jak mám postupovat, jak zásilku předplatit. Můžete mi, prosím, poradit.
Děkuji.